Microsoft access (Pertemuan 3)

MT_Kuliah       : Sistem Basis Data

Nama              : Febri Andika Putra

BP                   : 161100163

Dosen              : Liranti Rahmaelina, M.Pd.T

LAPORAN SISTEM BASIS DATA

P-1/P-3

A.     Pendahuluan

Basis data adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Bisa dibayangkan bahwa basis data sama dengan sebuah lemari arsip, yang berisi informasi di dalamnya dan bisa dilihat untuk suatu keperluan. Basis Data berasal dari kata Basis yang berarti markas atau gudang yang berfungsi sebagai tempat berkumpul, dan Data yaitu representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti : manusia, barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dsb. yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, atau kombinasi diantara semuanya. 

B.      Tujuan

1.       Mengetahui Konsep Basis Data

Kumpulan data saling berhubungan atau mempunyai relasi (hubungan), dan relasi juga ditunjukkan dengan sebuah key (kunci).

2.       Mengetahui Manfaat dari Basis Data

·         Kecepatan dan kemudahan (speed)

·         Efisiensi ruang penyimpanan (space)

·         Keakuratan (accuracy)

·         Ketersediaan (availability)

·         Kelengkapan (completeness)

·         Keamanan(security)

·         Kebersamaan pemakai (sharebility)

3.       Mengetahui Keunggulan dan Kelemahan Basis Data

a.       Keunggulan

·         Terkontrolnya kerangkapan data

·         Terpeliharanya kekonsistenan data

·         Data dapat dipakai secara bersama

·         Dapat diterapkan standarisasi

·         Keamanan data terjamin

·         Terpeliharanya integritas data

·         Terpeliharanya keseimbangan antara kebutuhan data yang berbeda dalam setiap aplikasi

·         Kemandirian data (data indendence)

b.      Kelemahan

·           Sistem lebih rumit

·           Lebih mahal

·           Bila ada akses yang tidak benar, kerusakan dapat terjadi

·           Kerusakan software dan hardware dapat terjadi, karena semua data ditempat terpusat

·           Proses pemeliharaan dapat memakan waktu karena ukurannya yang besar

·           Proses back up data memakan waktu

C.      Manfaat

1.       Sebagai komponen utama dalam sistem informasi

2.       Mengatasi kerangkapan data (redudancy data)

3.       Menghindari terjadinya inkonsistensi data

4.       Mengatasi kesulitan dalam mengakses data

5.       Menyusun format yang standar dari sebuah data

6.       Penggunaan oleh banyak pemakai (multiple user)

7.       Melakukan perlindungan dan pengamanan data

>>>Lankah Kerja

A.     Membuat file basis data

Kasus :

Sebelum membuat tabel , terlebih dahulu anda harus menentukan tabel apa saja yang akan dibuat. Serta kolom apa saja yang akan disertakan pada table tersebut. Misalnya pada database akademik, akan dibuat tabel Dosen, Mahasiswa, Matakuliah, dll. Misalnya untuk tabel dosen yang akan terdiri dari kolom Kode Dosen, Nama Dosen, NIP, Alamat, dll.

Cara membuat Tabel :

1.      Jalankan Microsoft Accses

2.      Berhubungan saya memakai yang 2007 tapi gak jauh beda kok ok kita lanjut. Pilih Featuring

3.      Pilih Blank Database

4.      Silahkan tukar nama databasenya sesuka anda dan create

5.      Untuk laman kerja pilihlah create 

6.      Lalu Tabel Desing untuk pembuatan tabel/pertabel

7.      Setelah itu lanjut dengan klik kanan dan save as nama tabelnya lalu ubah sesuka anda dan lajutkan pengisian data 

8.      Setelah Save pilih tipe data pada kotak Data Type untuk masing-masing field.

9.      Pada kotak bagian bawah , yaitu Tab General , tentukan besarnya ukuran field atau banyaknya karakter pada baris Field Size.

10.   Ulangi langkah 5 - 9 untuk nama field yang lainnya.

11.  Untuk menghapus tabel silahkan klik kanan dan pilih close 

10) Simpan tabel.

11) Pada kotak save As, isikan Nama Tabel yang anda buat

12) Klik OK

>>>Kesimpulan.

Dengan pengolaan fitur data yang lengkap, access dapat  di manfaatkan untuk menunjang data perkantoran skala kecil maupun skala besar. Memudahkan kita dalam mencari data dengan cepat. fitur Tabel,  memungkinkan kita membuat antarmuka aplikasi pengolahan data dan laporan menjadi lebih mudah dan cepat.

***Data Type pada Access

  1.      Text, yaitu data yang bisa diisi dengan nilai kombinasi antara text dan number, dengan maximum karakter sebanyak 255 karakter.

  2.      Memo, sama saja dengan jenis Text, hanya saja memiliki jumlah karakter maksimum yang lebih banyak, yaitu 63,999 karakter.

  3.      Number, yaitu data dengan jenis number (angka) yang digunakan untuk kalkulasi matematika dan keperluan lainnya. Umumnya number ini terdiri dari 1, 2, 4 dan 8 bytes data. Khusus untuk number jenis Replication ID mempunyai 16 bytes data

  4.      Date/Time, yaitu data dengan jenis tanggal, waktu atau penggabungan dari tanggal dan waktu.

  5.      Currency, yaitu data dengan jenis number, hanya saja pada awal angka selalu disertakan symbol currency default sesuai dengan regional setting yang digunakan, misalnya Rp, $, dll. Currency dapat menggunakan angka dengan 15 digit dibelakang desimal dan 4 digit sesudah desimal.

  

  6.      AutoNumber, yaitu data yang tidak dapat kita isi secara manual melainkan ia terisi secara otomatis oleh Access, baik secara menjumlah ataupun random (acak).

  7.      Yes/No, yaitu data dengan jenis hanya 2 pillihan yaitu Yes (-1 atau True) atau No (0 atau False). Format yang tersedia adalah : Yes/No, True/False, dan On/Off.

  8.      OLE Object, yaitu data yang diambil dari system OLE seperti Microsoft Excel spreadsheet, Microsoft Word document, graphics, sounds, atau data-data biner lainnya baik yang dilink ataupun dimasukkan secara permanen (embedded) kedalam table Microsoft Access.

  

  9.      Hyperlink, yaitu type data yang digunakan untuk menyimpan alamat internet atau file yang ditunjukkan melalui alamat URL.

 10.  Attachment, yaitu data type yang digunakan untuk menyimpan attachment file yang berformat apa saja (bebas, bisa file gambar, file suara, dll). 

***Selain 10 data type diatas, ada dua fasilitas tambahan khusus untuk field di dalam Microsoft Access, yakni:

  I.     Calculated, yaitu fasilitas yang berguna untuk menghitung operasi matematika antara field yang satu dengan field yang lainnya. Misalnya, kita bisa menjumlahkan field A dengan field B, dll.

   II.     Lookup Wizards, yaitu fasilitas combo box (list) yang dibuat secara wizard sehingga kita dapat memilih (lookup) suatu data dari daftar pada table lainnya.

Penjelasan pada menu creat :

      A.     Icon perintah Table digunakan untuk membuat tabel database baru. Selanjutnya user pada tabel kosong baru. Hal pertama mengisi tabel tersebut dengan record, user perlu memberi nama field (judul tabel di sebelah atas). Untuk memberi nama pada tiap field, klik dua kali field yang diinginkan. Adapun field yang tidak diinginkan, cukup kosongi saja, maka secara otomatis field kosong tersebut akan terhapus oleh sistem.

   B. Sedangkan icon Table Templates digunakan untuk membuat tabel database baru berdasarkan contoh-contoh yang sudah tersedia di MS Access 2007. Dengan menggunakan icon perintah ini user mendapatkan kemudahan dalam pembuatan database. User tinggal memilih salah satu contoh yang telah tersedia. Kemudian user hanya perlu melakukan kustomisasi seperlunya.

     C.  Icon Sharepoint Lists digunakan untuk membuat daftar titik penyimpanan data yang sedang dibuat.

     D.  Adapun icon Table Design digunakan untuk digunakan untuk merancang tabel yang dibutuhkan dalam suatu database. Icon ini merupakan pengaturan tingkat lanjut dari icon Table. Dengan icon Table Design, user bisa mengatur atribut table dari database aktif sehingga setiap field bisa diset dengan tipe data tertentu.

 Terima kasih telah berkunjung. dan mohon maav atas kesalahannya